Programy do ewidencji i zarządzania zbiorami muzealnymi

Każde muzeum, decydując się na wprowadzenie komputerowego systemu ewidencjonowania zbiorów, musi podjąć decyzję, który program najlepiej będzie odpowiadał jego potrzebom. Zależy to zarówno od potrzeb dokumentacyjnych instytucji, jak i możliwości infrastrukturalnych i finansowych. Poniżej zamieszczamy zestawienie dostępnych na polskim rynku programów służących do ewidencji zbiorów muzealnych i zarządzania nimi. Są wśród nich zarówno rozbudowane systemy do zarządzania zbiorami, jak i proste programy służące do tworzenia podstawowej dokumentacji. Mamy nadzieję, że zestawienie ułatwi muzealnikom wybór najlepiej odpowiadającego ich potrzebom narzędzia.

Poniższe zestawienie ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty handlowej. W sprawie otrzymania szczegółowej oferty należy skontaktować się z dostawcą programu.

Wszystkich producentów programów do ewidencjonowania zbiorów muzealnych, którzy nie znaleźli się na naszej liście, zapraszamy do przesłania wypełnionej ankiety na adres biuro(at)nimoz.pl

 Pobierz szczegółowe zestawienie informacji o programach w formie tabeli

Wszelkie informacje na temat programów zamieszczone w poniższym zestawieniu pochodzą od producentów programów. NIMOZ nie odpowiada za zamieszczone treści ani nie rekomenduje żadnego z rozwiązań.

ArtSaaS (Cecylia Grabek)

Oprogramowanie ArtSaas do tej pory jest głównie wykorzystywane przez komercyjne galerie sztuki, ale dobrze sprawdza się też w niewielkich muzeach prywatnych i kościelnych. Program jest elastyczny i umożliwia zarządzanie każdym rodzajem zbiorów.

Główną zaletą oprogramowania jest jego intuicyjna i łatwa obsługa oraz niski koszt wdrożenia i utrzymania możliwy dzięki modelowi Saas.

System posiada szeroki wachlarz modułów i funkcjonalności związanych z rejestracją zbiorów. Bardzo przydatna jest możliwość tworzenia dowolnych list czy grup zbiorów (np. Katalogi wystaw) oraz generowanie szerokiej gamy wydruków i eksportów do pliku Excel. Dopełnieniem systemu jest opcja publikacji zbiorów online - zarówno w formie listy jak i tematycznych grup (wystaw).

 

KUSTOSZ24 (Michał Janik Przewodniki.biz.pl; EKSPONAT (fundacja); Stowarzyszenie Polskich Muzealników Prywatnych)

Program jest wersją uproszczonych ksiąg papierowych, tzn. numeracja jest nadawana automatycznie wg kolejności wpisów. Program wspomaga wypełnianie tabel statystycznych sprawozdania K-02 Głównego Urzędu Statystycznego oraz ankiety „Statystyka Muzeów”. Dane odnoszą się wyłącznie do ruchu muzealiów własnych i depozytów w danym roku kalendarzowym. Program gromadzi dane ilościowe narastająco. Tabele statystyczne są narzędziem pomocniczym, statystykę dla sprawozdania K-02 należy kontrolować i prowadzić ręcznie. Połączenie między klientem a serwerem odbywa się przy użyciu szyfrowanego protokołu https. Możliwe jest wykupienie dodatkowej opcji szyfrowania danych. Możliwe jest użycie także szyfrowanej kopii ksiąg eksponatów i depozytów. Hasło do tej kopii posiada wyłączenie klient. Użycie jej gwarantuje, że nie zostaną wprowadzone żadne zmiany w księgach przez osobę nieznającą hasła. Baza danych jest kopiowana codziennie i przechowywana przez 60 dni na dwóch niezależnych serwerach.

 

MONA (S SOFT Biuro Usług Informatycznych)

  • gromadzenie i ewidencjonowanie pełnej informacji na temat różnych typów obiektów własnych i obcych (w tym depozytów) będących w muzeum na stałe lub czasowo;
  • gromadzenie i ewidencjonowanie materiału cyfrowego związanego z działalnością muzeum oraz archiwalnych materiałów wizualnych (m.in.: fotografie, negatywy, diapozytywy, mikrofilmy, kserokopie);
  • wspomaganie pracy działów konserwatorskich (opinie stanu zachowania, karty zabiegów konserwatorskich);
  • szybki dostęp do zawsze aktualnej informacji;
  • kwerendy realizujące wyszukiwania w kontekstach: obiekty, galeria, bibliografia, twórcy, miejsca powstania, techniki, tworzywa, rodzaje, działy, lokalizacje, właściciele, dokumenty, wystawy...;
  • raporty i statystyki okresowe (zbiory ogółem, nabytki, depozyty, ruch pozamuzealny, ruch wewnętrzny, rozliczenia pracowników, zbiorczy raport dla GUS i MKiDN/NIK);
  • pełna obsługa ruchu obiektów (pozamuzealnego i wewnętrznego) w języku polskim, angielskim, niemieckim i francuskim oraz nabytków; kalendarz wydań/przyjęć/zwrotów;
  • pełna obsługa działu dokumentacji multimedialnej, w tym wydruk inwentarzy, opisów płyt, fiszek;
  • wydruk ksiąg inwentarzowych, ksiąg depozytowych, ksiąg wpływu, ksiąg ruchu;
  • wydruk potrzebnych dokumentów dotyczących muzealiów: kart ewidencyjnych, naukowych, magazynowych, nalepek, kopert…;
  • pomoc w przygotowaniu katalogów wystawowych, not katalogowych;
  • precyzyjne rozliczanie ilościowe i wartościowe zbiorów – komputerowe skontrum, rozliczenie ksiąg inwentarzowych, stany inwentarzy w danym dniu;
  • funkcje wspomagające rejestrację i modyfikacje danych (powielanie danych o obiektach, system schowków, praca na grupach obiektów, kopiowanie grup obiektów);
  • funkcje zabezpieczające dane – rozbudowany system uprawnień użytkowników, dane poufne, blokowanie danych;
  • możliwość eksportu danych do formatów: PDF, RTF, HTLM, CSV, XML;
  • funkcja wymiany danych o obiektach (eksport-import) z innymi muzeami.

 

Muzeo (Fpsystem Franciszek Pacewicz)

MUZEO to system uniwersalny, kompleksowy i elastyczny, wspomagający pracę muzeów oraz instytucji kultury. Doskonale nadający się również do obsługi galerii, bibliotek a także instytucji zajmujących się dokumentowaniem oraz upowszechnianiem posiadanych lub tymczasowo powierzonych dóbr kultury i nauki. System w szczególności wspiera obszary z zakresu:

  • ochrony i zarządzania muzealiami w zakresie ich ewidencji, pełnego obiegu dot. akcesji (m.in. komisja zakupów) i ruchu (m.in. kwerendy przez stronę www i rezerwację zbiorów), oraz pracami muzealnymi;
  • ewidencją archiwaliów oraz innymi zbiorów, wraz z repozytoriami;
  • biblioteki z ewidencją wypożyczeń i rezerwacji;
  • repozytoriów plików dot. muzealiów, archiwaliów i biblioteki wewnętrznym (do 8GB pojedynczego pliku) oraz zewnętrznym w oparciu o niezależne systemy repozytoriów;
  • promocji i organizacji wydarzeń kulturalnych;
  • administracji (zarządzanie osobami, miejscami, dokumentami, ryzykiem, harmonogramami absencji i zajętości, terminami, alarmowaniem), dziennik korespondencji i obieg dokumentów;
  • finansów w zakresie sprzedaży i zakupów, magazynowania materiałów, książek, realizacji CPV, współpracy z systemami FK, sprzedaży biletów, usług muzealnych i akcesoriów prowadzonej na stoiskach muzealnych z zastosowaniem drukarek fiskalnych.

 

QULTO (Monguz Informaciotechnologiai Kft.)

QULTO jest systemem typu klient-serwer, który umożliwia i ułatwia zarządzanie kolekcjami muzealnymi. QULTO Muzeum koncentruje się na tworzeniu rozbudowanych opisów obiektów, zarządzaniu dołączonymi multimediami oraz umożliwia wyszukiwanie i przeglądanie informacji w dodanych kolekcjach i rekordach.

Dane opisowe obiektu, elementy multimedialne (obrazu, wideo, audio, 3D, dokumenty tekstowe w różnych formatach) i rekordy wzorcowe (hasła osobowe, korporatywne, imprezy, lokalizacje, itp.) są osobnymi podmiotami w bazie, co umożliwia tworzenie semantycznej bazy oraz publikację metadanych według 5 gwiazdkowej skali otwartości. Oznacza to, że wprowadzone dane łączą się z innymi danymi w celu dostarczenia kontekstu.

System jest również zgodny z protokołami kontroli ruchu obiektów oraz zintegrowany z portalem QULTO, który służy do udostępnia muzealiów wraz z dołączonymi plikami multimedialnymi. Udostępnianie metadanych jest zgodne z prawem, zadami oraz procedurami dotyczącymi publikacji danych (prawa autorskie, RODO). 

QULTO może posłużyć jako agregator informacji, który pobiera, przetwarza i duplikuje różne źródła danych (rekordy inwentarzowe, tezaurusy, rekordy wzorcowe i multimedia) za pomocą protokołu OAI-PMH. Możliwa jest implementacja zautomatyzowanego odwzorowania scenariuszy, np. DC -> EDM. Otwarte API umożliwia przesyłanie danych zarówno typu "pull", jak i "push" (np. do Europeany). Wszystkie dane są migrowane do jednej zagregowanej i zaindeksowanej bazy danych.

QULTO 2 – nowa, w pełni webowa wersja systemu QULTO Muzeum będzie dostępna od 2020 roku.

 

System muzealny MUZA (MobileMS Sp. z o.o.)

 System muzealny stworzony we współpracy z największym muzeum w Polsce – Muzeum Narodowym w Krakowie. System wyposażony jest w kilka głównych modułów takich jak: moduł obiektów, multimediów, rejestrów obiektów, słowników, statystyk, procesów zgodnych ze standardem Spectrum, skontrum, słowników, kwerend oraz systemowych (zarządzanie rolami i użytkownikami). System przeznaczony jest do pracy z dowolnymi zbiorami typu muzealnego. Do głównych zalet programu należy zaliczyć wygodny i intuicyjny interfejs oraz szereg udogodnień wdrożonych w celu łatwiejszego zarządzania zbiorami i opracowywania obiektów muzealnych, takich jak: funkcje hurtowe na dowolnie skonstruowanych zbiorach, możliwość nieograniczonego tworzenia rejestrów i dzielenia się z nimi z innymi pracownikami, generowanie zestawień stworzonych przez użytkownika w formacie DOC, XLS, zarządzanie księgami inwentarzowymi, możliwość dokonywania skontrum, obsługa procesów muzealnych (akcesje, wypożyczenia, ruch wewnętrzny), zarządzanie słownikami i tłumaczeniami oraz generowanie dokumentacji. Jest to program stworzony przez muzealników dla muzealników.

Ankieta dla producentów programów ewidencyjnych dla muzeów
Szczegółowe zestawienie informacji o programach ewidencyjnych dla muzeów (luty 2019)

Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce lub konfiguracji usługi.