Programy do ewidencji i zarządzania zbiorami muzealnymi

*** Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów, zgodnie z zakresem swoich zadań statutowych, nie rekomenduje żadnego z rozwiązań systemowych, dotyczących ewidencjonowania i dokumentacji zbiorów. ***

Każde muzeum, decydując się na wprowadzenie komputerowego systemu ewidencjonowania zbiorów, musi podjąć decyzję, który program najlepiej będzie odpowiadał jego potrzebom. Zależy to zarówno od potrzeb dokumentacyjnych instytucji, jak i możliwości infrastrukturalnych i finansowych. Poniżej zamieszczamy zestawienie dostępnych na polskim rynku programów służących do ewidencji zbiorów muzealnych i zarządzania nimi. Są wśród nich zarówno rozbudowane systemy do zarządzania zbiorami, jak i proste programy służące do tworzenia podstawowej dokumentacji. Mamy nadzieję, że zestawienie ułatwi muzealnikom wybór najlepiej odpowiadającego ich potrzebom narzędzia.

Poniższe zestawienie ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty handlowej. W sprawie otrzymania szczegółowej oferty należy skontaktować się z dostawcą programu.

Wszystkich producentów programów do ewidencjonowania zbiorów muzealnych, którzy nie znaleźli się na naszej liście, zapraszamy do przesłania wypełnionej ankiety na adres biuro(at)nimoz.pl

 Pobierz szczegółowe zestawienie informacji o programach w formie tabeli

Wszelkie informacje na temat programów zamieszczone w poniższym zestawieniu pochodzą od producentów programów. NIMOZ nie odpowiada za zamieszczone treści ani nie rekomenduje żadnego z rozwiązań.

ArtSaaS (Cecylia Grabek)

Oprogramowanie ArtSaas do tej pory jest głównie wykorzystywane przez komercyjne galerie sztuki, ale dobrze sprawdza się też w niewielkich muzeach prywatnych i kościelnych. Program jest elastyczny i umożliwia zarządzanie każdym rodzajem zbiorów.

Główną zaletą oprogramowania jest jego intuicyjna i łatwa obsługa oraz niski koszt wdrożenia i utrzymania możliwy dzięki modelowi Saas.

System posiada szeroki wachlarz modułów i funkcjonalności związanych z rejestracją zbiorów. Bardzo przydatna jest możliwość tworzenia dowolnych list czy grup zbiorów (np. Katalogi wystaw) oraz generowanie szerokiej gamy wydruków i eksportów do pliku Excel. Dopełnieniem systemu jest opcja publikacji zbiorów online - zarówno w formie listy jak i tematycznych grup (wystaw).

 

KUSTOSZ24 (Michał Janik Przewodniki.biz.pl; EKSPONAT (fundacja); Stowarzyszenie Polskich Muzealników Prywatnych)

Program jest wersją uproszczonych ksiąg papierowych, tzn. numeracja jest nadawana automatycznie wg kolejności wpisów. Program wspomaga wypełnianie tabel statystycznych sprawozdania K-02 Głównego Urzędu Statystycznego oraz ankiety „Statystyka Muzeów”. Dane odnoszą się wyłącznie do ruchu muzealiów własnych i depozytów w danym roku kalendarzowym. Program gromadzi dane ilościowe narastająco. Tabele statystyczne są narzędziem pomocniczym, statystykę dla sprawozdania K-02 należy kontrolować i prowadzić ręcznie. Połączenie między klientem a serwerem odbywa się przy użyciu szyfrowanego protokołu https. Możliwe jest wykupienie dodatkowej opcji szyfrowania danych. Możliwe jest użycie także szyfrowanej kopii ksiąg eksponatów i depozytów. Hasło do tej kopii posiada wyłączenie klient. Użycie jej gwarantuje, że nie zostaną wprowadzone żadne zmiany w księgach przez osobę nieznającą hasła. Baza danych jest kopiowana codziennie i przechowywana przez 60 dni na dwóch niezależnych serwerach.

 

MONA (S SOFT Biuro Usług Informatycznych)

  • gromadzenie i ewidencjonowanie pełnej informacji na temat różnych typów obiektów własnych i obcych (w tym depozytów) będących w muzeum na stałe lub czasowo;
  • gromadzenie i ewidencjonowanie materiału cyfrowego związanego z działalnością muzeum oraz archiwalnych materiałów wizualnych (m.in.: fotografie, negatywy, diapozytywy, mikrofilmy, kserokopie);
  • wspomaganie pracy działów konserwatorskich (opinie stanu zachowania, karty zabiegów konserwatorskich);
  • szybki dostęp do zawsze aktualnej informacji;
  • kwerendy realizujące wyszukiwania w kontekstach: obiekty, galeria, bibliografia, twórcy, miejsca powstania, techniki, tworzywa, rodzaje, działy, lokalizacje, właściciele, dokumenty, wystawy...;
  • raporty i statystyki okresowe (zbiory ogółem, nabytki, depozyty, ruch pozamuzealny, ruch wewnętrzny, rozliczenia pracowników, zbiorczy raport dla GUS i MKiDN/NIK);
  • pełna obsługa ruchu obiektów (pozamuzealnego i wewnętrznego) w języku polskim, angielskim, niemieckim i francuskim oraz nabytków; kalendarz wydań/przyjęć/zwrotów;
  • pełna obsługa działu dokumentacji multimedialnej, w tym wydruk inwentarzy, opisów płyt, fiszek;
  • wydruk ksiąg inwentarzowych, ksiąg depozytowych, ksiąg wpływu, ksiąg ruchu;
  • wydruk potrzebnych dokumentów dotyczących muzealiów: kart ewidencyjnych, naukowych, magazynowych, nalepek, kopert…;
  • pomoc w przygotowaniu katalogów wystawowych, not katalogowych;
  • precyzyjne rozliczanie ilościowe i wartościowe zbiorów – komputerowe skontrum, rozliczenie ksiąg inwentarzowych, stany inwentarzy w danym dniu;
  • funkcje wspomagające rejestrację i modyfikacje danych (powielanie danych o obiektach, system schowków, praca na grupach obiektów, kopiowanie grup obiektów);
  • funkcje zabezpieczające dane – rozbudowany system uprawnień użytkowników, dane poufne, blokowanie danych;
  • możliwość eksportu danych do formatów: PDF, RTF, HTLM, CSV, XML;
  • funkcja wymiany danych o obiektach (eksport-import) z innymi muzeami.

 

Muzeo (Fpsystem Franciszek Pacewicz)

MUZEO to system uniwersalny, kompleksowy i elastyczny, wspomagający pracę muzeów oraz instytucji kultury. Doskonale nadający się również do obsługi galerii, bibliotek a także instytucji zajmujących się dokumentowaniem oraz upowszechnianiem posiadanych lub tymczasowo powierzonych dóbr kultury i nauki. System w szczególności wspiera obszary z zakresu:

  • ochrony i zarządzania muzealiami w zakresie ich ewidencji, pełnego obiegu dot. akcesji (m.in. komisja zakupów) i ruchu (m.in. kwerendy przez stronę www i rezerwację zbiorów), oraz pracami muzealnymi;
  • ewidencją archiwaliów oraz innymi zbiorów, wraz z repozytoriami;
  • biblioteki z ewidencją wypożyczeń i rezerwacji;
  • repozytoriów plików dot. muzealiów, archiwaliów i biblioteki wewnętrznym (do 8GB pojedynczego pliku) oraz zewnętrznym w oparciu o niezależne systemy repozytoriów;
  • promocji i organizacji wydarzeń kulturalnych;
  • administracji (zarządzanie osobami, miejscami, dokumentami, ryzykiem, harmonogramami absencji i zajętości, terminami, alarmowaniem), dziennik korespondencji i obieg dokumentów;
  • finansów w zakresie sprzedaży i zakupów, magazynowania materiałów, książek, realizacji CPV, współpracy z systemami FK, sprzedaży biletów, usług muzealnych i akcesoriów prowadzonej na stoiskach muzealnych z zastosowaniem drukarek fiskalnych.

 

QULTO (Monguz Informaciotechnologiai Kft.)

QULTO jest systemem typu klient-serwer, który umożliwia i ułatwia zarządzanie kolekcjami muzealnymi. QULTO Muzeum koncentruje się na tworzeniu rozbudowanych opisów obiektów, zarządzaniu dołączonymi multimediami oraz umożliwia wyszukiwanie i przeglądanie informacji w dodanych kolekcjach i rekordach.

Dane opisowe obiektu, elementy multimedialne (obrazu, wideo, audio, 3D, dokumenty tekstowe w różnych formatach) i rekordy wzorcowe (hasła osobowe, korporatywne, imprezy, lokalizacje, itp.) są osobnymi podmiotami w bazie, co umożliwia tworzenie semantycznej bazy oraz publikację metadanych według 5 gwiazdkowej skali otwartości. Oznacza to, że wprowadzone dane łączą się z innymi danymi w celu dostarczenia kontekstu.

System jest również zgodny z protokołami kontroli ruchu obiektów oraz zintegrowany z portalem QULTO, który służy do udostępnia muzealiów wraz z dołączonymi plikami multimedialnymi. Udostępnianie metadanych jest zgodne z prawem, zadami oraz procedurami dotyczącymi publikacji danych (prawa autorskie, RODO). 

QULTO może posłużyć jako agregator informacji, który pobiera, przetwarza i duplikuje różne źródła danych (rekordy inwentarzowe, tezaurusy, rekordy wzorcowe i multimedia) za pomocą protokołu OAI-PMH. Możliwa jest implementacja zautomatyzowanego odwzorowania scenariuszy, np. DC -> EDM. Otwarte API umożliwia przesyłanie danych zarówno typu "pull", jak i "push" (np. do Europeany). Wszystkie dane są migrowane do jednej zagregowanej i zaindeksowanej bazy danych.

QULTO 2 – nowa, w pełni webowa wersja systemu QULTO Muzeum będzie dostępna od 2020 roku.

 

System muzealny MUZA (MobileMS Sp. z o.o.)

 System muzealny stworzony we współpracy z największym muzeum w Polsce – Muzeum Narodowym w Krakowie. System wyposażony jest w kilka głównych modułów takich jak: moduł obiektów, multimediów, rejestrów obiektów, słowników, statystyk, procesów zgodnych ze standardem Spectrum, skontrum, słowników, kwerend oraz systemowych (zarządzanie rolami i użytkownikami). System przeznaczony jest do pracy z dowolnymi zbiorami typu muzealnego. Do głównych zalet programu należy zaliczyć wygodny i intuicyjny interfejs oraz szereg udogodnień wdrożonych w celu łatwiejszego zarządzania zbiorami i opracowywania obiektów muzealnych, takich jak: funkcje hurtowe na dowolnie skonstruowanych zbiorach, możliwość nieograniczonego tworzenia rejestrów i dzielenia się z nimi z innymi pracownikami, generowanie zestawień stworzonych przez użytkownika w formacie DOC, XLS, zarządzanie księgami inwentarzowymi, możliwość dokonywania skontrum, obsługa procesów muzealnych (akcesje, wypożyczenia, ruch wewnętrzny), zarządzanie słownikami i tłumaczeniami oraz generowanie dokumentacji. Jest to program stworzony przez muzealników dla muzealników.

Ankieta dla producentów programów ewidencyjnych dla muzeów
Szczegółowe zestawienie informacji o programach ewidencyjnych dla muzeów (wrzesień 2019)

Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce lub konfiguracji usługi.